Y aunque no se puede contratar a ‘nativos IA’ para ir rápidos, porque no existen, los nativos digitales muestran una alta velocidad natural en su uso, y los profesionales anteriores a esa generación, una vez pierdan el miedo, están perfectamente capacitados para adoptar este cambio y convertir a sus organizaciones en entornos AI Friendly.

Introducción

¿Usas Perplexity? ¿Has visto en tu pantalla alguna vez a Fathom? Estas herramientas emergen en conversaciones informales y nos recuerdan lo rápido que avanza todo. En los Consejos de Administración o Direcciones Generales de empresas medianas, el término ‘Inteligencia Artificial’ a veces suele despertar dudas, miedos o escepticismo.

¿Es realmente necesaria? ¿Será una moda? ¿Qué riesgos conlleva? La verdadera cuestión es: ¿y si la competencia la implementa antes? La transformación digital ya ha comenzado en muchas empresas. Si la tuya aún no ha dado ese paso, este puede ser el momento ideal para hacerlo, quizás el último con ventaja.

La responsabilidad de liderar este cambio es ineludible como diría María López-Herranz PCC, experta en liderazgo y miembro del grupo Protagonistas.org

En dos de los libros que he coescrito ‘Cómo innovar desde el consejo’ y ‘Cómo transformar desde el consejo’, se enfatiza que es desde la alta dirección donde nace la innovación real. @Marga Garcia, compañera en el segundo, dedica un capítulo entero a argumentar con datos por qué los empresarios deben asumir como objetivo estratégico la implantación de la IA (y cómo las empresas más grande lo están haciendo).

Este artículo no pretende ofrecer todas las respuestas, pero sí compartir un método básico, práctico y contrastado para que las empresas medianas empiecen cuanto antes. El reto es urgente: avanzar como empresa y acercarnos o rebasar a quienes nos llevan ventaja (y así lo haremos como país).

1. ¿Cuánta ventaja obtienen cada mes mis competidores al adoptar la IA antes? ¿Qué está en juego?

EEstá en juego la supervivencia de tu empresa. Hoy la cuestión no es si la IA impactará tu sector, sino cómo y con qué velocidad ya lo está haciendo. Informes recientes coinciden: la ventana de oportunidad para no perder el tren es de 12 a 24 meses. Cada mes que un competidor la usa y tu empresa no, gana eficiencia traducida en margen, ahorro y ventaja competitiva.

En cinco años, se estima que la mejora global puede representar entre un 15% y un 25% en rendimiento. Esto equivale a un 3-5% anual acumulado, lo cual resulta crítico para muchas medianas empresas. Y si analizamos el impacto en algunos departamentos, los porcentajes son aún más contundentes. Cada mes de inacción es terreno perdido.

Ventajas comunes de la IA:

– Mejora de productividad: entre 20% y 40% en procesos administrativos, comerciales y de atención al cliente.

– Mejora de la experiencia del cliente: tiempos de respuesta reducidos a la mitad y personalización automática de alto nivel.

No entraremos aquí en casos concretos, pero empresas de servicios ya automatizan presupuestos, informes y atención al cliente con IA generativa, reduciendo muchos costes en más del 50% en tres meses. Y existen casos de más impacto aún, no sólo por los ahorros si no por lo que se puede lograr y antes no. Puedes ver posts de estos temas compartidos por Pedro Clavería en LinkedIn, miembro también de Protagonistas.

2. ¿Dónde y cómo se está aplicando la IA generativa en empresas como la tuya?

La IA no es exclusiva de grandes tecnológicas. Hoy, muchas pequeñas y medianas empresas la integran mediante soluciones SaaS específicas, accesibles y efectivas. Desde la experiencia directa, puedo asegurar que conozco todos los casos citados abajo.

Aplicaciones por departamento:

– Atención al cliente: chatbots, asistentes virtuales, automatización de respuestas, analisis de sentimiento.

– Marketing y ventas: generación de contenidos, predicción de ventas, personalización, publicación automatizada de contenidos, podcasts con voz IA.

– Finanzas y administración: conciliación bancaria, automatización contable, reporting automático.

– Recursos Humanos: reclutamiento asistido, onboarding, análisis de clima organizacional.

– Producción y operaciones: optimización de procesos, generación de propuestas técnicas, control de calidad con IA.

3. ¿Quiénes lideran la implantación de IA?

No es necesario contar con un gran departamento interno de TI. Lo esencial es designar una figura que lidere y coordine. Idealmente, esta persona debería estar 100% dedicada, aunque puede apoyarse en proveedores externos. La clave no es solo técnica: es gestión del cambio.

En todo proyecto de transformación hay tres ejes: procesos, personas y tecnología. El éxito comienza por las personas, y su voluntad de adoptar la IA. A continuación, algunas figuras clave que impulsan este tipo de cambio:

– CIO o responsable de TI: lidera si ya existe un rol tecnológico claro.

– CEO o CFO: El liderazgo debe venir de la cúpula (y es esencial en ausencia de CIO) pues su implicación directa acelera todo.

– AI Champion interno: una persona, de cualquier departamento, que ya haya demostrado liderazgo en iniciativas transformadoras.

– AI Champion o Senior Advisor externo: si no existe una figura interna, es esencial contar con un impulsor externo con visión estratégica.

– Proveedores tecnológicos: aportan herramientas específicas o complementarias, pero necesitan liderazgo interno o asesoría externa.

4. ¿La IA es legal? ¿Qué riesgos corremos?

Mientras debatimos los riesgos, la competencia ya utiliza la IA a diario. Algunos empleados incluso la emplean desde casa si no pueden hacerlo desde los equipos de oficina.

Se requiere un enfoque ético, legal y práctico. Las decisiones deben contar con el respaldo del CEO y del departamento legal, pero es fundamental recordar que no debemos subir a la IA datos que no subiríamos a un blog público.

Normativa a cumplir:

– RGPD y LOPDGDD (protección de datos).

– AI Act (Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial, 2024).

– Y la normativa referente a propiedad intelectual y cualquier otra específica aplicable en función del caso de uso para el que utilicemos la IA

Riesgos más comunes:

– Uso de datos sensibles sin consentimiento.

– Generación de sesgos o decisiones automatizadas sin supervisión.

– Uso de IA para redactar contratos o presupuestos sin revisión legal.

– Creer ciegamente en la precisión de la IA.

La recomendación es clara: úsala con sentido común. No subas información confidencial ni uses la IA para acciones no éticas. Las sanciones pueden ser muy elevadas, con multas de hasta el 6% de la facturación global (AI Act) o del 4% (RGPD). Pero si tienes dudas de cómo vas a manejar los datos entonces revísalo con tu departamento legal o con un experto [1]externo.

5. ¿Empezamos solos? ¿Esperamos subvenciones? ¿Qué se está haciendo en España?

No esperes. Actúa. Empezar es más accesible de lo que parece y la rentabilidad es inmediata.

Aunque el uso de IA ya haya comenzado informalmente en tu empresa y hagas pocas cosas, comunícalas. Comunicar estos avances también es fundamental para motivar. Es fundamental para quien lidera, como bien señala Noemí Boza incluso en el título de su libro ‘Por qué lo llaman liderazgo cuando quieren decir comunicación’.

Actualmente existen subvenciones como KIT DIGITAL y KIT CONSULTING. Si bien pueden cambiar, seguirán surgiendo nuevas ayudas con fondos Next Generation o similares. Revísalas, pero no detengas el progreso por ellas.

6. ¿Cómo empezar con IA en tu empresa? ¿Necesitas un plan estratégico? Breve metodología práctica

Tengas o no un plan estratégico, avanzar con la IA no requiere cambiarlo inmediatamente, si bien es muy conveniente revisarlo tan pronto se pueda. Y si estás inmerso en el diseño del plan, no lo detengas por implantar la IA. No hagas depender una cosa de la otra. Más adelante volveremos al asunto de los planes estratégicos.

FASE I – Diagnóstico inicial:

1.      Da el primer paso ya. Revisa quienes y en qué departamentos usan ya IA. Observa si puede haber riesgos éticos/legales y sobre todo, localiza posibles AI Champions internos. En muchas empresas los hay.

FASE II – Evaluación por departamentos:

2.      Analiza qué herramientas IA genéricas y específicas puedes aplicar (ChatGPT, Copilot, Gemini, etc.). -Probablemente si teneis Microsoft 365 ya tengas licencias Copilot con más o menos potencia o Gemini si teneis Google Suite-

3.      Estudia costes de licencias, plantea pilotos, sensibiliza sobre usos responsables

FASE III – Impulso coordinado:

4.      Designa un sponsor (CEO, CFO, CIO o AI Champion).

5.      Unifica formación básica (prompts, asistentes, agentes).

6.      Lanza pilotos más ambiciosos por departamento, identificando procesos repetitivos y medibles.

7.      Amplia las herramientas a evaluar a versiones IA de soluciones cross que ya usas (Ej. ERPs, CRMs, …) o sectoriales (Ej. Autocad -Autodesk AI) o departamentales (Ej. marketing -Canva AI-).

8.      Crea los primeros Agentes, para cubrir tareas tediosas que todos los departamentos sufren mes a mes.

9.      Mide resultados, vuelve a formar [2] en más profundidad e itera.

Este enfoque progresivo permite avanzar, y motiva trimestre a trimestre. Un cliente me compartía una reflexión: formar, mostrar y dejar que cada departamento proponga avances funciona mejor que imponer. Coincidimos: se avanza más ilusionando que presionando.

Por último, recuerda actualizar tu plan estratégico, integrando IA en la visión y los indicadores clave. Si aún no lo tienes, este es el momento. Apóyate en un DAFO sólido, una matriz BCG y un cuadro de mando básico. Si ya tienes plan y empezaste a desplegar IA, considera desarrollar un Sistema de Gestión basado en ésta como el promovido por mis compañeros de AIOS-center.com.

Conclusión

No implantar IA hoy no es solo un asunto tecnológico, sino estratégico. Las empresas que actúan ya están ganando ventaja. La buena noticia: la IA es accesible y puede marcar la diferencia antes de que la ventana se cierre.

Actúa ahora, lidera el cambio y haz de tu empresa una organización AI Friendly.

[1] Este párrafo lo ha validado Joaquín Muñoz , un experto y amigo, que entre otras cosas ganó a Google “el derecho al olvido” y cuyo despacho podrá ayudarte si tienes una situación compleja.

[2] Como dice Javier Fernández Aguado (impulsor de los Protagonistas) en ‘El alma de las organizaciones’: La formación está en la raíz del alma organizativa